GDPR

Inledning och syfte

Syftet med denna policy är att säkerställa att Umeå Golfklubb  hanterar personuppgifter i enlighet med EUs dataskyddsförordning (General Data Protection Regulation – GDPR).  Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

Denna policy är förankrad hos styrelse, medarbetare och alla medlemmar.

 Tillämpning och revidering

Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy.

Policyn ska fastställas av styrelsen minst en gång per år och uppdateras vid behov.

VD är ansvarig för att hålla i processen kring årlig uppdatering av policyn till följd av nya och förändrade regelverk.

Denna policy är tillämplig för företagets styrelseledamöter, VD, medarbetare samt uppdragstagare som berörs av vår verksamhet.

Organisation och ansvar

VD har det övergripande ansvaret för innehållet i denna policy samt att den implementeras och efterlevs av verksamheten. VD får delegera ansvaret och implementationen till lämplig person på företaget.

Alla medarbetare ansvarar för att de agerar i enlighet med denna policy och vad den vill säkerställa.

Begrepp och förkortningar

Personuppgift
En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Registrerad
Den som en personuppgift avser, det vill säga den fysiska person som direkt eller indirekt kan identifieras genom personuppgifterna i ett register.

Personuppgiftsbehandling
En åtgärd eller kombination av åtgärder beträffande personuppgifter – oberoende av om de utförs automatiserat eller ej – såsom insamling, registrering, organisering och strukturering.

Personuppgiftsbehandling

  •  Varje personuppgiftsbehandling ska ske enligt följande principer:
    • Laglighet
    • Ändamålsbegränsning
    • Uppgiftsminimering
    • Korrekthet
    • Lagringsminimering
    • Integritet och konfidentialitet
  • För behandlingar av personuppgifter gällade personal, styrelse och ideellt arbetande gäller följande:
    • Lagring av data sker hos vår leverantör HI5
      Biträdesavtal upprättat
    • All löneadministration sköts av Resulterna AB
      Biträdesavtal upprättat
  • För behandling av medlemsuppgifter lutar vi oss mot:
    • Idrottens uppförandekod beslutat av RF 2018
    • Golfens bestämmelser för personuppgiftsbehandlig i GIT 2018
  • För behandling av kundregister i shopverksamhet gäller följande:
    • Skriftligt godkännande av kund krävs vid registrering
    • Kundregistret sparas i pärm i kassaskåpet.
    • Medlemskap i kundklubben löper över innevarande säsong och avslutas vid säsongens slut varvid alla uppgifter raderas.
    • Biträdesavtal tecknat med Boxnet
  • Incheckning i terminal vid golfspel etc gäller följande:
    • Biträdesavtal tecknat med Every
  • Våra uppgiftsbehandlingar dokumenteras löpande i Behandlingsregistret
  • Uppföljning och utvärdering av vår hantering av personuppgifter ska ske minst årligen
  • Eventuella incidenter rörande personuppgifter som vi behandlar ska utan dröjsmål rapporteras till styrelseordförande som ska utan onödigt dröjsmål och senast inom 72 timmar anmäla incidenten till Datainspektionen samt i övrigt vidta nödvändiga åtgärder med anledning av incidenten.
  • Våra krav på att personuppgifter hanteras enligt GDPR ska alltid säkerställas vid upphandling och utveckling av IT-lösningar och tjänster, och ska vara en del i kravspecifikationen och eventuella avtal.

 

Mathias Ferry
VD/Klubbchef Umeå Golfklubb

Lena Israelsson
Styrelseordförande